Wann lohnt sich die Investition in Copilot für Microsoft 365 für Unternehmen wirklich?

Microsoft 365 Copilot kombiniert die Leistungsfähigkeit großer Sprachmodelle (LLMs) mit den Daten Ihres Unternehmens. Es ist direkt in den beliebten Office Apps wie Teams, Outlook, Word, Excel und PowerPoint integriert. Copilot unterstützt Mitarbeiter dabei, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen, indem es KI-gestützte Vorschläge und Automatisierungen bietet und dabei hilft, Inhalte zu erstellen, Daten zu analysieren und Meetings zu organisieren. Dadurch sparen Mitarbeiter Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig unternimmt Microsoft hohe Anstrengungen um höchste Standards in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der strengen europäischen Datenschutzrichtlinien, wie der DSGVO.

Doch viele Unternehmen fragen sich: Wann und vor allem warum lohnt sich die Investition in eine KI-Lösung wie Copilot wirklich? Neben dieser Frage analysieren wir sowohl die Produktivitätssteigerungen als auch die Kosteneinsparungen durch Microsoft 365 Copilot und klären, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit sich die Investition für Ihr Unternehmen lohnt. Am Ende erhalten Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um zu beurteilen, ob Microsoft 365 Copilot eine sinnvolle Ergänzung für Ihr Unternehmen ist und wie schnell sie einen Return on Investment (ROI) erzielen können.

Der richtige Einsatz von Künstlicher Intelligenz für Unternehmen: Chancen, Anwendungsbereiche und Wettbewerbsvorteile

Effizienz und Wachstum mit Microsoft 365 Copilot: 
Wie KI Unternehmen aller Branchen voranbringt

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet Unternehmen jeder Größe, insbesondere kleinen und mittelständischen Betrieben (KMU), enorme Chancen. Ob im Einzelhandel, im Handwerk oder im Personalwesen – KI-gestützte Tools wie Microsoft 365 Copilot ermöglichen es, Prozesse zu automatisieren, effizienter zu arbeiten und sich besser an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen. Schauen wir uns an, wie verschiedene Branchen Copilot schon heute nutzen können, um ihre Abläufe zu verbessern und neue Möglichkeiten zu entdecken:

• Dienstleistung: Dienstleister wie Beratungsunternehmen profitieren von Copilot in Outlook, um die Kommunikationsflut zu bewältigen. Copilot fasst E-Mails automatisch zusammen und liefert vorgeschlagene Antworten, sodass Berater sich auf die wichtigsten Nachrichten und Kundenanfragen konzentrieren können. Darüber hinaus unterstützt Copilot bei der Analyse von Projektdaten und Kundeninformationen, sodass Consulting-Teams schneller fundierte Entscheidungen treffen und effizientere Strategien für ihre Kunden entwickeln können.
   
• Handwerk: Ein Handwerksbetrieb setzt Copilot in Microsoft Teams ein, um kinderleicht Termine zu planen. Das Tool berücksichtigt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und die Dringlichkeit der Aufträge, um optimale Zeitpläne zu erstellen. Automatische Updates und Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Das bedeutet mehr erledigte Aufträge und ein reibungsloser Ablauf im Betrieb.
   
• Einzelhandel: Ein lokaler Einzelhändler kann Copilot in Excel nutzen, um Verkaufszahlen genau zu analysieren. Copilot erkennt Verkaufstrends und empfiehlt gezielt Produkte, die bei den Kunden besonders gut ankommen. Es schlägt dann vor, diese beliebten Artikel verstärkt ins Sortiment aufzunehmen. So kann das Sortiment optimal angepasst und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden.

Durch den Einsatz von KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot eröffnen sich für Unternehmen zahlreiche Chancen, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Die Automatisierung von Routineaufgaben, das gezielte Analysieren von Daten und die intelligente Unterstützung bei der Entscheidungsfindung bieten die Möglichkeit, schneller und präziser auf Marktveränderungen zu reagieren. Dies schafft Raum für Innovation und die Entwicklung neuer Geschäftsfelder. Unternehmen, die diese Chancen frühzeitig nutzen, können ihre Effizienz steigern, ihre Marktposition verbessern und langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.

Vertrieb

• Automatisierte Protokollierung und Follow-ups: Copilot in Microsoft Teams erstellt nach Kundenanrufen Zusammenfassungen und identifiziert wichtige To-Dos, sodass Mitarbeiter effizienter nachfassen können. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben setzt Copilot Zeit frei, die der Vertrieb direkt mit den Kunden verbringen kann.
   
• Beschleunigte Angebotserstellung: Copilot in Microsoft Word hilft Vertriebsmitarbeitern, maßgeschneiderte Angebote schneller zu erstellen, indem es automatisch relevante Informationen einfügt und Formulierungen vorschlägt.
   
• Effiziente Vertriebspräsentationen: In PowerPoint schlägt Copilot passende Inhalte und Designs vor, wodurch Präsentationen schneller und zielgerichteter erstellt werden können. 
   

Marketing

• Erstellung von Marketingtexten und Bildern: Copilot generiert in Microsoft Word Textvorschläge für Kampagnen und erstellt in PowerPoint und Designer passende visuelle Elemente.
   
• Entwicklung von Marketingstrategien: Copilot unterstützt bei der Erstellung von effektiven Strategien durch Analyse relevanter Daten.
   
• Wettbewerbsanalysen: In Excel kann Copilot Daten zusammenstellen und Trends identifizieren, was Marketingteams tiefere Einblicke in den Markt verschafft.
   

Kundenservice

• Echtzeit-Recherche von Produktfragen: Während Gesprächen ermöglicht Copilot eine einfache Recherche in der internen Wissensdatenbank und liefert relevante Informationen in Echtzeit.
   
• Intelligente E-Mail-Analyse: Mit der Funktion Prioritize my inbox sortiert Copilot in Outlook Ihre E-Mails nach Wichtigkeit und Relevanz, basierend auf dem Inhalt der Nachrichten. Mitarbeiter erhalten nicht nur eine übersichtliche Zusammenfassung jeder E-Mail, sondern auch Einblicke, warum bestimmte Nachrichten priorisiert wurden.

Durch die gezielte Integration von Microsoft 365 Copilot-Funktionen werden Mitarbeiter gestärkt und befähigt, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Dank der Entlastung von Routineaufgaben und der Bereitstellung wertvoller Einblicke können sich Mitarbeiter auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren und somit einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. KI ist damit nicht nur ein Werkzeug zur Prozessoptimierung, sondern auch ein entscheidender Faktor für die Weiterentwicklung und Stärkung der Belegschaft.
 

Wettbewerbsvorteile durch Künstliche Intelligenz: Warum Unternehmen, 
die KI nicht nutzen, den Anschluss zu verlieren

Konkurrenten, die Künstliche Intelligenz (KI) erfolgreich einsetzen, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bietet KI große Chancen. Wenn ein Unternehmen den Anschluss bei der Nutzung von KI verliert, drohen mehrere Risiken, die sich auf verschiedene Bereiche auswirken können: 

• Bewältigung des Fachkräftemangels: Durch Automatisierung komplexer Aufgaben können Unternehmen den Mangel an spezialisierten Fachkräften ausgleichen. Ein mittelständisches Unternehmen kann beispielsweise KI-gestützte Chatbots einsetzen, um einfache Kundenanfragen zu bearbeiten und das Support-Team zu entlasten.
   
• Verlust des Wettbewerbsvorteil im Kundenservice: Kleine und mittelständische Unternehmen konnten sich oft durch persönlichen Kundenservice von Großunternehmen abheben. Mit dem Einsatz von KI-Technologien optimieren nun auch große Unternehmen ihren Kundenservice. Ohne KI könnten KMU Schwierigkeiten haben, mit den verbesserten Serviceangeboten großer Unternehmen Schritt zu halten.
   
• Geringere Effizienz und Produktivität: KI ermöglicht die Automatisierung und Optimierung von Prozessen, was zu Kosteneinsparungen führt. Ohne KI könnten Betriebskosten steigen und die Arbeitsabläufe weniger effizient sein.
   
• Eingeschränkte Innovationskraft: KI trägt entscheidend zur Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen bei. Unternehmen, die diese Chancen nicht nutzen, laufen Gefahr, hinter technologischen Entwicklungen zurückzubleiben.

Es wird immer deutlicher, dass Künstliche Intelligenz nicht nur ein technischer Fortschritt, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist. Unternehmen, die KI und Tools wie Microsoft 365 Copilot erfolgreich einsetzen, profitieren von Kosteneinsparungen, verbesserten Kundenbeziehungen und neuen Geschäftsmöglichkeiten. Vor allem KMU sollten die Chancen der KI aktiv nutzen, um nicht ins Hintertreffen geraten. Ob zur Optimierung von Prozessen, zur Verbesserung des Kundenservices oder zur Förderung von Innovationen – der strategische Einsatz von KI ist unerlässlich, um effizient zu arbeiten und den steigenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Wer jetzt in KI investiert und sie intelligent einsetzt, sichert sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile und legt den Grundstein für zukünftigen Erfolg.
 

Harvard-Studie zeigt beeindruckende Ergebnisse 
zum Einsatz von Copilot für Microsoft 365 in Unternehmen

Eine Studie der Harvard Business School hat die Auswirkungen von generativen KI-Tools wie Copilot oder ChatGPT auf die Produktivität von Beratern bei der Boston Consulting Group untersucht. 

Diese Untersuchung zeigt eindrucksvoll, dass Berater bei der Boston Consulting Group durch den Einsatz von generativen KI-Tools ihre Aufgaben effizienter und qualitativ besser erledigen konnten.

Durch den Einsatz von KI-Tools wie Copilot oder ChatGPT konnten die Berater bis zu 12 % mehr Aufgaben erledigen, wobei die Bearbeitungszeit um durchschnittlich 25 % reduziert wurde und dies bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität um über 40 %. 

• Mehr erledigte Aufgaben: Berater konnten bis zu 12 % mehr Aufgaben und Teilaufgaben  erledigen.
   
• Kürzere Bearbeitungszeiten: Die Bearbeitungszeiten wurden um 25 % reduziert.  
   
• Qualitätssteigerung: Die Qualität der Arbeit stieg um über 40 %.  

Diese Zahlen belegen eindrucksvoll das Potenzial von generativen KI-Tools wie Copilot, die Arbeitsweise grundlegend zu optimieren und den Geschäftserfolg nachhaltig zu steigern.
 

Kosten vs. Nutzen: Wann lohnt sich 
Copilot für Microsoft 365 für Unternehmen?

In der heutigen Geschäftswelt ist es für Entscheidungsträger wichtig, neue Technologien nicht nur aufgrund ihrer innovativen Merkmale, sondern vor allem hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit zu bewerten. Copilot für Microsoft 365 verspricht zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag in Unternehmen erheblich erleichtern und die Effizienz steigern können. Doch lohnt sich die Investition tatsächlich? Diese Frage möchten wir im Folgenden anhand einer detaillierten Kosten-Nutzen-Analyse beantworten. Hierbei betrachten wir die durchschnittlichen Personalkosten in Deutschland und die Lizenzkosten von Copilot, um den potenziellen Return on Investment (ROI) zu ermitteln. Werfen wir einen Blick auf die Zahlen und Fakten, die Ihre Entscheidung unterstützen können:
 

Durchschnittliche Arbeitsplatzkosten in Deutschland

Die Berechnung der täglichen Arbeitsplatzkosten ist entscheidend, um die Wirtschaftlichkeit von Microsoft Copilot zu bewerten. Hier sind die relevanten Zahlen:

• 75.000 Euro pro Jahr: Dies sind die durchschnittlichen Arbeitsplatzkosten pro Mitarbeiter in Deutschland. Diese Kosten umfassen Gehalt, Sozialabgaben und Versicherungen, Arbeitsmaterialien, Bürokosten und andere Zusatzleistungen.
   
• 340,91 Euro pro Tag: Bei 220 Arbeitstagen im Jahr betragen die täglichen Kosten pro Mitarbeiter 340,91 Euro. 
   
• 42,61 Euro pro Stunde: Dieser Wert ergibt sich bei 220 Arbeitstagen und 8 Stunden pro Tag. 

Lizenzkosten von Copilot für Microsoft 365

Die monatlichen Lizenzkosten für Copilot betragen bei QualityHosting 25,29 €* pro Nutzer. Um die täglichen Lizenzkosten zu berechnen, multiplizieren wir die monatlichen Kosten mit 12 (Monate) und teilen durch die Anzahl der Arbeitstage im Jahr:

• 25,29 €* pro Monat: Dies ist der Preis für Copilot bei QualityHosting pro Monat und Mitarbeiter.
   
• 1,38 € pro Tag: Umgerechnet auf die Arbeitstage im Jahr ergeben sich tägliche Kosten von 1,38 € pro Mitarbeiter.

Wann decken sich die Lizenzkosten für Copilot für Microsoft 365?

Um die Lizenzkosten zu decken, müssen die täglichen Einsparungen bei den Personalkosten mindestens den täglichen Lizenzkosten entsprechen. Zunächst berechnen wir die Kosten pro Arbeitsminute:

• 0,71 Euro pro Minute: Um die Lizenzkosten zu decken, müssen die täglichen Einsparungen bei den Personalkosten mindestens den täglichen Lizenzkosten entsprechen. Zunächst berechnen wir die Kosten pro Arbeitsminute, indem wir die täglichen Personalkosten durch die Anzahl der Minuten pro Arbeitstag teilen. 

Dann ermitteln wir die erforderliche Ersparnis pro Minute:

• 1,94 Minuten pro Tag: Dann ermitteln wir die erforderliche Einsparung in Minuten, indem wir die täglichen Lizenzkosten durch die Kosten pro Minute teilen. 

Die dargestellte Berechnung zeigt den Return on Investment (ROI) basierend auf der täglichen Zeitersparnis eines einzelnen Mitarbeiters durch die Nutzung von Copilot. Wie zu sehen ist, sind die Kosten bereits gedeckt, wenn ein Mitarbeiter nur 1,94 Minuten pro Tag einspart.
 

Ist eine Zeiteinsparung von 1,94 Minuten pro Tag realistisch?

Eine von LinkedIn und Microsoft durchgeführte Studie (Work Trend Index 2024) kommt zu dem Ergebnis, dass ein durchschnittlicher Nutzer von Microsoft Copilot pro Tag 14 Minuten einspart, was fast fünf Stunden pro Monat entspricht. Diese Zeitersparnis ermöglicht es Mitarbeitern, Aufgaben effizienter zu erledigen und mehr Zeit für strategisch wichtige Projekte zu haben.

Die effizientesten Power-Nutzer von Microsoft Copilot in der Studie sparten sogar 30 Minuten pro Tag, also 10 Stunden pro Monat. Diese zusätzliche Zeit kann erheblich zur Gesamteffizienz des Unternehmens beitragen. Mitarbeiter können zusätzliche Aufgaben übernehmen, ihre Fähigkeiten weiterentwickeln oder sich auf Innovationen konzentrieren. 

Unternehmen profitieren somit von gesteigerter Produktivität und verbessertem Arbeitsfluss. Eine Einsparung von 1,94 Minuten pro Tag erscheint nicht nur realistisch, sondern sogar konservativ im Vergleich zu den höheren Einsparungen, die einige Nutzer erzielten.

• 1,94 Minuten pro Tag: Wenn Ihre Mitarbeiter dank Copilot täglich nur 1,94 Minuten einsparen, sind die Kosten bereits gedeckt. (Kacheln)
   
• 14 Minuten pro Tag: Der durchschnittliche Nutzer spart laut einer Studie im Rahmen des Work Trend Index bereits 14 Minuten pro Tag, was fast fünf Stunden pro Monat entspricht. (Kacheln)
   
• 30 Minuten pro Tag: Die effizientesten Power-Nutzer sparten sogar 30 Minuten pro Tag, also 10 Stunden pro Monat. (Kacheln)
   

Doch wie viel Geld können Sie konkret mit Copilot für Microsoft 365 sparen?

Die aktuellen Berechnungen verdeutlichen, dass die Zeitersparnis von täglich 1,94 Minuten nicht nur erreichbar ist, sondern häufig deutlich übertroffen wird. Doch was bedeutet das konkret für Ihre Kosten?
 

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen

Bei einem durchschnittlichen jährlichen Gehalt von 75.000 € und einer täglichen Arbeitszeit von 480 Minuten (8 Stunden) ergibt sich, dass die eingesparten 14 Minuten einem Produktivitätsgewinn von 2,92 % entsprechen. Jährlich spart ein Unternehmen damit pro Mitarbeiter etwa 2.190 € ein.

Dieser Produktivitätsgewinn führt zu einer beachtlichen Rendite (ROI). Bei jährlichen Kosten von rund 361,20 € pro Mitarbeiter für die Nutzung von Copilot, liegt die Rendite bei 506 %, und der ROI wird bereits nach etwa 59 Tagen erreicht. Damit Sie den Return on Investment (ROI) mit Microsoft 365 Copilot vollständig nachvollziehen können, führen wir Sie im Folgenden Schritt für Schritt durch den Prozess.
 

Durchschnittliche Arbeitsplatzkosten in Deutschland

Um die Wirtschaftlichkeit von Copilot für Microsoft 365 zu bewerten, ziehen wir die durchschnittlichen Arbeitsplatzkosten pro Mitarbeiter in Deutschland heran:

• 75.000 Euro pro Jahr: Dies sind die durchschnittlichen Personalkosten pro Mitarbeiter in Deutschland, inklusive Gehalt, Sozialabgaben, Versicherungen und anderen Zusatzleistungen.
   
• 50 Mitarbeiter: Anzahl Ihrer Mitarbeiter, die eine Copilot für Microsoft 365 Lizenz erhalten.

Zeitersparnis und Kosteneinsparungen

Durch den Einsatz von Copilot erzielt Ihr Unternehmen signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen:

• 14 Minuten pro Tag: Die eingesparte Zeit pro Mitarbeiter beträgt durchschnittlich 14 Minuten pro Tag gemäß Work Trend Index 2024.
   
• 2.190 € pro Jahr pro Mitarbeiter: Bei einem Arbeitskostenanteil von 75.000 € pro Mitarbeiter ergibt dies eine jährliche Ersparnis von 2.190 € pro Mitarbeiter.
   
• 109.500 € pro Jahr: Bei 50 Mitarbeitern summieren sich die jährlichen Einsparungen auf 109.500 €.
   

Rendite und Amortisation

Die Investition in Copilot für Microsoft 365 zeigt eine beeindruckende Rendite und kurze Amortisationszeit:

• Rendite von 506%: Die jährliche Rendite für die Investition in Copilot beträgt 506 %. Setzt man die jährlichen Einsparungen durch den Einsatz von Copilot ins Verhältnis zu den Kosten, ergibt sich eine Rendite von 506 %.
   
• Amortisation nach 59 Tagen: Die Kosten für Copilot amortisieren sich bereits nach etwa 59 Tagen.

Die jährlichen Einsparungen bei 50 Mitarbeitern von 109.500 € übersteigen die Lizenzkosten von 15.174 € deutlich. Die Investition in Copilot amortisiert sich bereits nach zwei Monaten, was den wirtschaftlichen Nutzen klar belegt. Zusammengefasst lässt sich sagen:

• Return on Investment (ROI): Die Investition in Copilot kann schnell gedeckt werden, da bereits eine minimale tägliche Zeitersparnis ausreicht, um die Kosten zu decken.
   
• Steigerung der Produktivität: Durch die Automatisierung und Unterstützung bei täglichen Aufgaben können Mitarbeiter effizienter arbeiten und sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren.
   
• Langfristige Kosteneinsparungen: Langfristig gesehen führt die kontinuierliche Nutzung von Copilot zu erheblichen Kosteneinsparungen durch gesteigerte Effizienz und verringerte Arbeitszeiten. Gleichzeitig hilft Copilot, den Fachkräftemangel zu bewältigen, indem es Mitarbeiter entlastet und Routineaufgaben automatisiert.

Ihr individueller Return on Investment (ROI) ganz einfach ermitteln

Verwenden Sie noch heute unseren interaktiven ROI-Rechner mit Ihren eigenen individuellen Zahlen und erfahren Sie ganz einfach, wie schnell sich Ihre Kosten für Copilot für Microsoft 365 decken.
 

Fazit: Copilot für Microsoft 365 - Eine lohnende Investition in die Zukunft

Die Investition in Microsoft 365 Copilot kann für Unternehmen ein entscheidender Schritt zur Steigerung von Effizienz und Produktivität sein. Durch die Integration von KI-Technologien in vertraute Office-Anwendungen werden Mitarbeiter bei Routineaufgaben entlastet, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.
 
Die Zahlen sprechen für sich: Eine tägliche Zeitersparnis von durchschnittlich 14 Minuten pro Mitarbeiter, eine Rendite von 506% und eine Amortisationszeit von nur 59 Tagen unterstreichen das enorme Potenzial von Copilot. Selbst bei konservativen Schätzungen übersteigen die Einsparungen die Investitionskosten deutlich.

Doch der Wert von Copilot geht über reine Zahlen hinaus. In einer Zeit, in der der Fachkräftemangel viele Branchen vor Herausforderungen stellt, bietet diese KI-Lösung die Möglichkeit, Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und ihre Fähigkeiten effizienter einzusetzen. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit und das Engagement der Belegschaft.

Zudem verschafft der Einsatz von KI-Technologien wie Copilot Unternehmen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt können Firmen, die diese Chancen nutzen, flexibler auf Marktveränderungen reagieren und innovative Lösungen entwickeln.

Letztendlich muss jedes Unternehmen basierend auf seinen individuellen Gegebenheiten entscheiden, ob und wann sich die Investition in Copilot lohnt. Der hier vorgestellte ROI-Rechner bietet eine solide Grundlage für diese Entscheidung. Angesichts der überzeugenden Daten und des breiten Anwendungsspektrums scheint Copilot für Microsoft 365 jedoch für viele Unternehmen ein vielversprechender Schritt in Richtung einer effizienteren und wettbewerbsfähigeren Zukunft zu sein.