Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten
Schritt 1:
Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Endgerät und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei". Im Anschluss wählen Sie die Option "Automatische Antworten" aus.
Schritt 2:
Nachdem Sie die Option „Automatische Antworten“ ausgewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster mit Einstellungsmöglichkeiten. Sie haben die Möglichkeit, mit einem Haken im Kontrollkästchen "Nur in diesem Zeitraum senden" einen Zeitraum festzulegen, in dem Outlook Ihre Abwesenheitsnachricht automatisch sendet. Sollten Sie ab sofort nicht mehr erreichbar sein, lassen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen frei. Am unteren Abschnitt des Fensters haben Sie zwei Registerkarten. Hier haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kontakte innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu definieren.
Schritt 3:
Für weitere Funktionen können Sie bei Bedarf zusätzliche Regeln definieren. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche "Regel". Daraufhin öffnet sich ein Fenster. Hier klicken Sie auf "Regel hinzufügen".
Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster, welches Ihnen die folgenden Auswahlmöglichkeiten anbietet:
Von: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle an Sie gesendeten Nachrichten beantwortet werden, können Sie dieses Feld frei lassen.
Gesendet an: Hier wird festgelegt, bei welchen E-Mails Sie einer der Adressaten sind, z. B. bei einer Verteilerliste. Sie können außerdem festlegen, ob nur direkt an Sie gesendete E-Mails oder auch Kopien von E-Mails von den Sonderregeln erfasst werden.
Betreff: Werden in der Betreffzeile bestimmte Wörter verwendet, wird die entsprechende E-Mail gemäß Ihrer Sonderregel verarbeitet.
Nachrichtentext: Mit dieser Option können Sie Nachrichten auswählen, deren Nachrichtentext bestimmte Wortfolgen enthält.
Außerdem sind im Anschluss folgenden Optionen verfügbar:
Hinweis mit: Hier können Sie festlegen, dass Ihre Antworten einen zusätzlichen Hinweistext erhalten sollen.
Löschen: Mit dieser Funktion werden E-Mails gelöscht, die den zuvor festgelegten Eigenschaften entsprechen.
Verschieben in: Hiermit werden die Nachrichten in einen anderen Ordner verschoben.
Kopieren nach: Ermöglicht das Ablegen einer Kopie der betreffenden E-Mail in einem zuvor festgelegten Ordner. Die betreffende E-Mail wird weiterhin im Posteingang gespeichert.
Weiterleiten: Diese Option leitet Ihre Nachrichten an eine andere Adresse weiter. So können Sie E-Mails ganz einfach an einen Stellvertreter weiterleiten.
Antworten mit: Hier können Sie eine zuvor erstellte E-Mail als Antwort versenden.
Schritt 4:
Nachdem Sie Ihre Abwesenheitsnachricht verfasst haben, drücken Sie auf "OK". Ihre automatische Antwort und Ihre Abwesenheitsnachricht werden nun in Outlook aktiviert.
Das wars auch schon! Von nun an wissen Sie, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen können. Weitere Tipps und Anleitungen zu den wichtigsten Microsoft 365 & Office 365-Tools erhalten Sie im Bereich Ratgeber & Tutorials.