Was ist Microsoft Whiteboard?
Microsoft Whiteboard ist, wie der Name schon vermuten lässt, ein Programm, welches die Vorteile analoger Office-Flipcharts zum Brainstormen in die digitale Welt bringt. Öffnet man Microsoft Whiteboard erhält man eine riesige weiße Grundfläche und verschiedenste Funktionen, um alleine oder mit den Kollegen Ideen zu skizzieren, zu brainstormen oder auch Konzepte und Prozesse aufzuzeichnen. Microsoft Whiteboard ist als Bestandteil von Office 365 bzw. Microsoft 365 zu haben oder auch als Einzeldownload (kostenlos) über den Microsoft Store bzw. App Store beziehbar.
Diese Versionen gibt es von Microsoft Whiteboard
Aktuell gibt es mehrere Möglichkeiten Microsoft Whiteboard zu verwenden. Die Benutzeroberflächen unterscheiden sich dabei zum Teil stark. Wir zeigen Ihnen die 3 gängigsten Möglichkeiten, Whiteboard zu nutzen:
- Die Whiteboard Desktop-App
- Whiteboard direkt integriert in Microsoft Teams
- Whiteboard Online als Web-App im Browser
In diesem Artikel erhalten Sie eine genaue Anleitung, wie Sie Whiteboard in jeder der 3 Versionen aufrufen und darin alleine oder mit Kollegen arbeiten. Über das Inhaltsverzeichnis auf der linken Seite können Sie auch direkt zum jeweiligen Abschnitt springen.
Anleitung: So verwenden Sie die Whiteboard Desktop-App
1. Ein neues Whiteboard anlegen
Die Erstellung eines neuen Whiteboards ist nahezu selbsterklärend. Sobald man die Desktop-App aufgerufen hat, werden bereits angelegte Whiteboards in Kachelform angezeigt. Über das blaue Quadrat links oben kann ein neues Board erstellt werden.
2. Die Funktionen der Haupt-Navigationsleiste
Sobald Sie ein neues Whiteboard erstellt haben, sollten Sie am unteren Bildschirmrand die Hauptnavigationsleiste mit den wichtigsten Funktionen sehen. So können Sie mit wenigen Klicks:
- Freihand-Zeichnungen mit diversen Stiftarten in unterschiedlichen Farben,
- Textfelder und Überschriften,
- Bilder & Grafiken,
- Notiz-Klebezettel,
- verschiedene Elemente wie externe Dokumente (Word, PowerPoint, PDF),
- Listen & Aufzählungselemente
hinzufügen (siehe nächstes Bild).
3. Mehrere Elemente auswählen
Nachdem Sie Text, Formen oder andere Notizen zu Ihrem Whiteboard hinzugefügt haben, können Sie einen Mehrfachauswahlrahmen per Shift (Großschreibtaste) + gedrückter linker Maustaste aufspannen und alle gewünschten Elemente auswählen.
4. Weitere praktische Funktionen und Einstellungen
Neben der soeben beschriebenen Navigationsleiste gibt es im Menü oben rechts (drei Striche) noch weitere praktische Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten für Ihr Whiteboard:
Hier die wichtigsten im Überblick:
- “Aktiver Stift”: Wenn Sie ein Gerät mit einem Pen/Stift verwenden, kann über diese Funktion umgeschaltet werden, dass Berührungen des Bildschirms mit dem Stift und mit dem Finger unterschiedliche Aktionen ausführen. Wenn “Aktiver Stift” aktiviert ist, kann man durch Berührungen mit dem Finger das Whiteboard verschieben und scrollen und mit dem Stift zeichnen und schreiben. Wenn Sie nur mit Maus und Tastatur arbeiten, sollten Sie die Funktion aus Usability-Gründen besser deaktiviert lassen.
- “Freihand in Form” sorgt dafür, dass per Hand bzw. per Maus gezeichnete Objekte automatisch in hübschere, geradere Formen umgewandelt werden.
- “Freihand in Tabelle” macht das gleiche für Freihand gezeichnete Tabellen.
- Durch “Exportieren” lässt sich das aktuell bearbeitete Whiteboard als PNG oder SVG abspeichern.
- “In Teams posten” zeigt die beigetretenen Teams-Kanäle (sofern Whiteboard als Bestandteil von Microsoft 365 bzw. Office 365 eingesetzt wird) an und teilt das aktuelle Whiteboard direkt als Beitrag im ausgewählten Kanal.
- “E-Mail-Zusammenfassung senden” schickt das aktuelle Whiteboard an eine ausgewählte E-Mail-Adresse.
- Über die Option “Hintergrund formatieren” lassen sich Hintergrundfarbe und Raster des Whiteboards bearbeiten.
5. Kollegen zum Mitarbeiten hinzufügen
Whiteboard spielt seine großen Stärken bei der Zusammenarbeit mit anderen Teamkollegen aus. Glücklicherweise können Sie mit wenigen Klicks andere Personen einladen und gemeinsam brainstormen. Hier eine Anleitung:
- Oben rechts neben dem eigenen Profilbild auf “Personen einladen” klicken
- Im neuen Fenster im Suchfeld nach dem gewünschten Team-Kollegen suchen
- Bearbeitungsrechte zuweisen und auf “Einladen” klicken
Anleitung: Whiteboard in Teams verwenden – so funktioniert es
Microsoft Teams hat die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen auf der ganzen Welt maßgeblich verändert. Umso praktischer ist es, dass Microsoft den Kollaborationsdienst Teams und das Brainstorming Tool Whiteboard intelligent miteinander verzahnt hat. Hier eine genaue Anleitung, wie Sie Whiteboard direkt in Teams verwenden:
Schritt 1: Aufsetzen einer neuen Teams-Besprechung
Im ersten Schritt ist es notwendig, eine neue Teams-Besprechung aufzusetzen. Dies können Sie über Outlook oder direkt über den Teams Client machen. Wer noch einmal nachlesen möchte, wie das geht, findet in unserem Microsoft Teams Überblick-Artikel eine genaue Anleitung dafür.
Schritt 2: Inhalte freigeben und Whiteboard starten
Während Sie sich in der Besprechung befinden, klicken Sie auf die Inhalt freigeben-Schaltfläche (direkt links neben dem großen Verlassen-Button) und anschließend auf die weiter unten stehende Microsoft Whiteboard-Schaltfläche.
Schritt 3: Gemeinsam in der Teams-Besprechung brainstormen
Im daraufhin automatisch geöffneten Whiteboard können Sie und Ihre Kollegen nun gleichzeitig in Whiteboard arbeiten, um an Ideen zu tüfteln und gemeinsam zu brainstormen.
Die wichtigsten Whiteboard-Funktionen in Teams
Das in Microsoft Teams integrierte Whiteboard besitzt einen höheren Funktionsumfang und eine modernere Benutzeroberfläche im Vergleich zur Whiteboard Desktop-App. Hier die wichtigsten Features des Teams-Whiteboards im Überblick:
- Notizen & Notizenraster: Fügt einen einzelnen Klebezettel oder mehrere Klebezettel im Raster zum Whiteboard hinzu
- Text: Erschafft nach einem Mausklick ins Board ein Textfeld zur freien Eingabe von Text
- Formen: Fügt verschiedene Formen wie Kreise, Quadrate, Pfeile etc. zu Ihrem Whiteboard hinzu
- Reaktionen: Lässt Sie simple Emojis wie Sterne, Herzen und Smileys einfügen
- Bilder: Bettet direkt im Whiteboard Bilddateien von Ihrem PC ein
- Vorlagen: Hier verbirgt sich eine umfangreiche Sammlung verschiedener Whiteboard-Templates für Projektmanagement und Konzeption. (Affinity Diagramme, Kanban Boards, Kosten-Nutzen-Diagramme etc.)
- Dokumente: Lässt Sie Dokumente wie Produktpräsentationen, Word oder Excel Files etc. in Ihr Whiteboard integrieren
Das Whiteboard auch nach der Teams-Besprechung wieder aufrufen
Alle Änderungen am Board werden jederzeit gespeichert. Wenn Sie das Board nach dem Verlassen der Besprechung noch einmal aufrufen möchten, gehen Sie einfach in den jeweiligen Teams-Besprechungschat. In der oberen Navigationsleiste sollten Sie einen Tab namens “Whiteboard” sehen. Dahinter versteckt sich Ihr während des Teams-Meetings erstelltes Whiteboard.
Anleitung: Whiteboard Online (Web-App) verwenden
Als Letztes geben wir Ihnen noch eine Anleitung, wie Sie Whiteboard Online, also im Browser als Web-App verwenden. Zum Aufrufen von Whiteboard Online gehen Sie auf whiteboard.office.com und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Wenn Sie noch keins haben, weist Whiteboard Sie darauf hin und Sie können kostenlos ein neues Konto anlegen.
Die Benutzeroberfläche in Whiteboard Online ist identisch mit der von Whiteboard in Teams. Alle oben beschriebenen Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten von Whiteboard in Teams gelten also auch für Whiteboard Online. Übrigens: Die Nutzung von Whiteboard im Browser ist ebenfalls kostenlos möglich.
FAQ – Häufige Fragen & Anleitungen zu Microsoft Whiteboard
Wie kann man die Whiteboard App runterladen?
Whiteboard gibt es als festen Bestandteil als App in Microsoft 365. Alternativ können Sie Whiteboard als kostenlose Standalone App aus dem Microsoft Store oder iOS App Store herunterladen. Ein Microsoft Whiteboard Download ohne Store ist auf Drittanbieter-Plattformen ebenfalls möglich.
Ist Microsoft Whiteboard kostenlos bzw. was kostet Microsoft Whiteboard?
Als Bestandteil von Office 365 bzw. Microsoft 365 fallen die jeweiligen Tarifgebühren des abonnierten Tarifes an. In der Standalone- oder Browser-Version ist Whiteboard auf Windows, iOS, Android & Co. kostenlos.
Kann ich ein fertiges Whiteboard ausdrucken?
Das Ausdrucken eins fertigen Whiteboards ist ohne Probleme möglich. Sie können per Klick auf das Einstellungs-Menü (siehe oben) Ihr Whiteboard exportieren und als PNG und SVG speichern und im Anschluss ausdrucken.
Wie ändert man die Schriftart in Whiteboard?
Stand heute ist es leider nicht möglich, die voreingestellte Schriftart in Whiteboard zu ändern. Diese Funktion kann aber durchaus in Zukunft noch von Microsoft implementiert werden.
Microsoft Whiteboard Lineal drehen – wie geht das?
Im Freihand-Modus ist es möglich, ein Bildschirmlineal in Whiteboard einzublenden. Doch wie lässt sich das Lineal drehen? Hierzu müssen Sie mit Ihrer Maus auf das Lineal hovern und per Mausrad am Lineal drehen. Wenn Sie Microsoft Whiteboard mit einem Touchpad oder per Smartphone benutzen, können Sie es durch eine Wischbewegung mit zwei Fingern direkt auf dem Lineal drehen.