Einheitliche Uhrzeiten und die Zeitzonen, die sie mit sich bringen, sind ein Segen. Andernfalls würden wohl am Bodensee noch immer fünf Zeitzonen gelten. Doch die Terminplanung machen die verschiedenen Weltzeiten und deren verwirrende Benamung oft nicht leichter. Wer regelmäßig Online-Meetings mit internationalen Teilnehmern planen muss, der kennt wohl diese Herausforderung:
Wenn das Meeting hier in Frankfurt um 16 Uhr anfangen soll, wann geht es dann für die Kollegen aus Los Angeles los? Und für welche Uhrzeit lade ich das Vertriebsteam aus Neuseeland nochmal ein? Können die dann überhaupt? Oder schlafen die da noch? Und wie hieß nochmal deren Zeitzone? Irgendwas mit WTF?
Mit Outlook die Zeitzonen im Blick
Um es Meeting-Planern etwas einfacher zu machen, hat Microsoft seinem E-Mail- und Kalender-Tool Outlook eine hilfreiche Funktion spendiert. Denn mit wenigen Klicks lassen sich im Kalender bis zu 3 verschiedene Zeitzonen auswählen und anzeigen. So haben Sie wenigstens die Uhrzeit Ihrer wichtigsten Kollegen aus dem Ausland im Blick.
Und so geht’s:
1. In der Wochen- oder Tagesansicht Ihres Kalenders mit der rechten Maustaste auf die Uhrzeit-Spalte klicken und anschließend auf „Zeitzone ändern…“ klicken. Alternativ können Sie über „Datei – Optionen“ die Outlook-Einstellungen aufrufen und finden die Option unter „Kalender“.
Rufen Sie irgendwo im rot umrandeten Bereich mit der rechten Maustaste das Kontext-Menü auf und klicken Sie auf „Zeitzone ändern…“.
2. Unter dem Menüpunkt „Zeitzonen“ können Sie nun jeweils einen Haken bei „Zweite Zeitzone anzeigen“ und gegebenenfalls „Dritte Zeitzone anzeigen“ setzen und im Dropdown-Menü die gewünschten Zeitzonen auswählen. Passende Beschriftung nicht vergessen und mit OK bestätigen.
Das wars! Ab sofort zeigt die Uhrzeit-Spalte Ihres Outlook-Kalenders in der Tages- oder Wochenansicht die gewünschten Zeitzonen an und Ihre Kollegen in Übersee müssen endlich nicht mehr mitten in der Nacht ins Meeting.