Gemeinsam an Texten in Word tüfteln, zusammen Excel-Tabellen erstellen, gleichzeitig mit den Teamkollegen an einer PowerPoint-Präsentation arbeiten. Was früher noch gut mit den Kollegen im Büro an einem PC machbar war, muss in Home-Office- und Remote-Work-Zeiten anders gestaltet werden. Glücklicherweise lässt sich in Microsoft 365 von überall aus in ein und demselben Dokument arbeiten und in Echtzeit die Änderungen der Kollegen verfolgen. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie es in jedem Office-Programm geht.
Ein Word-Dokument gemeinsam bearbeiten
Um gemeinsam und zur gleichen Zeit mit Ihren Kollegen in einem Word-Dokument zu arbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Word-Dokument über Ihren Browser. Wenn Sie das Word File auf Ihrem Desktop erstellt haben, speichern Sie es ab, laden Sie es in Ihrem SharePoint oder OneDrive hoch und öffnen Sie es anschließend im Browser.
2. Um einem Kollegen das Bearbeiten Ihres Dokuments zu ermöglichen, klicken Sie in der geöffneten Datei in der oberen rechten Ecke auf die Freigeben-Schaltfläche.
3. Daraufhin öffnet sich ein neues Dialog-Fenster. Geben Sie in der Suchzeile den Namen oder die E-Mail-Adresse der gewünschten Kollegen an und klicken Sie auf die vorgeschlagenen Kontakte. Wird Ihnen der gewünschte Kontakt nicht vorgeschlagen, geben Sie einfach die komplette E-Mail-Adresse an.
4. Klicken Sie im oberen Bereich des Dialogfensters auf das blaue Ordner-Icon mit “Personen bei...”. und legen Sie fest, bei wem der Link funktionieren soll. Setzen Sie unter Weitere Einstellungen den Haken bei Bearbeitung zulassen, damit Ihre Kollegen direkt mit der Bearbeitung des Dokuments starten können. Klicken Sie danach auf Übernehmen.
5. Abschließend können Sie noch eine Nachricht zu Ihrer Einladung hinzufügen. Klicken Sie dann auf die Senden-Schaltfläche. (Alternativ können Sie über die Link kopieren-Funktion den Beitrittslink auch anderweitig Ihren Kollegen zukommen lassen)
6. Nach dem Senden, erhalten Ihre eingeladenen Kolleginnen und Kollegen eine E-Mail, über welche sie das Word-Dokument öffnen können.
7. Sobald Ihre Kollegen auf das Dokument zugreifen, sollten Sie mehrere verschiedenfarbige Cursor und die dazugehörigen Namen im Dokument sehen. In der oberen Leiste neben dem Freigeben-Button sollten ebenfalls alle Personen sichtbar sein, die das Dokument geöffnet haben.
8. Tipp: Sie und Ihre Kollegen können in der Menüleiste unter der Schaltfläche “Bearbeiten” auswählen, ob die eigenen Änderungen sofort übernommen werden (Bearbeiten), erst als ein Vorschlag erscheinen und dann akzeptiert werden müssen (Überprüfen) oder das Dokument ohne Bearbeitungsrechte nur angezeigt werden soll (Anzeigen).
Eine Excel-Datei gemeinsam bearbeiten
1. Zum gemeinsamen Bearbeiten eines Excel-Dokuments, legen Sie eine neue Excel-Datei in Ihrem SharePoint oder OneDrive an oder laden Sie eine bereits erstellte hoch.
2. Gehen Sie in der oberen Leiste auf die Freigeben- bzw. Share-Schaltfläche.
3. Geben Sie in der Suchleiste des sich daraufhin öffnenden Dialogfensters den Namen Ihres Kollegen / Ihrer Kollegen ein. Wird Ihnen der gewünschte Kontakt nicht vorgeschlagen, geben Sie einfach die komplette E-Mail-Adresse an.
4. Klicken Sie im Bereich über der Suchleiste auf das blaue Ordner-Icon mit “Personen bei...”. und legen Sie fest, bei wem der Link funktionieren soll. Setzen Sie unter Weitere Einstellungen den Haken bei Bearbeitung zulassen, damit Ihre Kollegen direkt mit der Bearbeitung des Dokuments starten können. Klicken Sie danach auf Übernehmen.
5. Abschließend können Sie noch eine persönliche Nachricht zu Ihrer Einladung hinzufügen. Klicken Sie danach auf die Senden-Schaltfläche. (Alternativ können Sie über die Link kopieren-Funktion den Beitrittslink auch anderweitig Ihren Kollegen zukommen lassen)
6. Ihre eingeladenen Kollegen erhalten daraufhin eine E-Mail, über welche sie auf das Excel-Dokument zugreifen können.
7. Sobald Ihre Kollegen sich im Dokument befinden, sollten Sie mehrere verschiedenfarbige Tabellenzellenhervorhebungen sehen. Diese zeigen an, in welcher Zelle sich Ihre Kollegen gerade befinden. In der oberen Leiste neben dem Freigeben-Button sollten außerdem alle Personen sichtbar sein, die das Dokument geöffnet haben. Sie können nun mit der gemeinsamen Bearbeitung der Excel-Datei starten.
Eine PowerPoint-Präsentation gemeinsam bearbeiten
1. Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation über Ihren Browser. Wenn Sie die Präsentation auf Ihrem Desktop erstellt haben, sollten Sie sie abspeichern, in Ihrem SharePoint oder OneDrive hochladen und anschließend online öffnen.
2. Um einem Kollegen das Bearbeiten Ihrer PowerPoint-Präsentation zu ermöglichen, klicken Sie im geöffneten Dokument in der oberen rechten Ecke auf die Freigeben-Schaltfläche.
3. Geben Sie in der Suchleiste des sich daraufhin öffnenden Dialogfensters den Namen der Personen ein, die Sie zum Bearbeiten der Präsentation einladen wollen. Wird Ihnen der gewünschte Kontakt nicht vorgeschlagen, geben Sie einfach die komplette E-Mail-Adresse an.
4. Klicken Sie über der Suchleiste auf das blaue Ordner-Icon mit “Personen bei...”. und legen Sie fest, bei wem der Link funktionieren soll. Setzen Sie unter der Überschrift Weitere Einstellungen den Haken bei der Checkbox mit Bearbeitung zulassen. Dadurch können Ihre Kollegen direkt mit der Bearbeitung des Dokuments starten, sobald sie es geöffnet haben. Klicken Sie abschließend auf Übernehmen.
5. Sie können zusätzlich noch eine persönliche Nachricht zu Ihrer Einladung hinzufügen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche zum Senden der Einladung.
6. Ihre angegebenen Kollegen erhalten daraufhin eine E-Mail, über welche sie auf die Präsentation zugreifen können.
7. Sobald Ihre Kollegen sich darin befinden, sollten Sie mehrere verschiedenfarbige Hervorhebungen sehen, sobald Ihre Kollegen etwas zur Präsentation hinzufügen. In der oberen Leiste neben dem Freigeben-Button und links in der Folien-Übersicht sollten außerdem alle Personen sichtbar sein, die das Dokument bzw. die jeweilige Folie geöffnet haben. Sie können nun mit der gemeinsamen Bearbeitung der Datei starten.
Zusammen brainstormen in Microsoft Whiteboard
1. Öffnen Sie das Programm und erstellen Sie ein neues Whiteboard.
2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Personen einladen-Schaltfläche.
3. Im daraufhin geöffneten Dialogfenster können Sie in der Suchzeile die gewünschten Personen suchen und per Klick zur Einladung hinzufügen. Wird Ihnen der gewünschte Kontakt nicht vorgeschlagen, geben Sie einfach die komplette E-Mail-Adresse an. An der Stelle mit dem kleinen Stift-Icon können Sie einstellen, ob die Person aktiv mit am Whiteboard arbeiten oder es nur anschauen darf. Klicken Sie zum Versenden der Einladung auf den Einladen-Button.
4. Ihre eingeladenen Kollegen erhalten daraufhin eine E-Mail, über die sie Ihrem Whiteboard beitreten können. Achten Sie darauf, dass Ihre Kollegen Microsoft Whiteboard installiert haben. Die App ist kostenlos als Desktop- oder Smartphone-Version für iOS, Android, Windows und MAC verfügbar.
5. In der oberen rechten Ecke können Sie sehen, welche Kollegen aktuell an Ihrem Whiteboard mitarbeiten. Sobald sie eine Änderung vornehmen, erscheint ihr Profilbild bzw. ihre Anfangsbuchstaben an der Stelle, wo die Anpassung vorgenommen wurde. Alle Änderungen und Anpassungen können von allen Teilnehmern in Echtzeit verfolgt werden.
Zusammen in allen anderen (Office-)Programmen arbeiten
Die Funktion für gemeinsames Arbeiten in Microsoft 365 ist aktuell (Stand 2021) nur für die vier oben beschriebenen Office-Programme verfügbar. Allerdings gibt es einen kleinen Trick, durch welchen Sie mit Ihren Kollegen (unabhängig wo diese sich gerade befinden) gemeinsam in nahezu jedem beliebigen Tool zusammenarbeiten können.
Auch wenn das wahrscheinlich nicht ganz so reibungslos wie in Word, Excel, PowerPoint und Whiteboard ablaufen wird, ist es dennoch eine gute Alternative, um zusammen zu arbeiten. Die Zauberwörter hierbei heißen „Teams“, “Inhalte freigeben” und „Steuerung übergeben“.
So funktioniert es im Detail:
1. Erstellen Sie ein neues Teams-Meeting mit Ihren Kollegen oder starten Sie einen schnellen Gruppen- oder Einzelanruf über den Teams Client.
2. Öffnen Sie ein beliebiges (Office-)Programm, in welchem Sie mit Ihren Kollegen arbeiten möchten.
3. Geben Sie Ihren eigenen Bildschirm über die Inhalte freigeben-Schaltfläche in der oberen Menüleiste frei und wählen Sie den entsprechenden Bildschirm aus, auf dem das Programm geöffnet ist, in welchem die Zusammenarbeit stattfinden soll:
4. Sobald Ihr Bildschirm für die anderen Teilnehmer im Meeting oder Anruf sichtbar ist, wird ein roter Rand um Ihren Bildschirm angezeigt.
5. Gehen Sie mit Ihrer Maus bis an den oberen Bildschirmrand. Hier klappt sich nun eine Steuerkonsole aus. Klicken Sie auf Steuerung übergeben und dann auf den Teilnehmer, dem Sie erlauben möchten, sich auf Ihrem Bildschirm frei zu bewegen und Eingaben zu machen:
6. Sobald Ihr Kollege auf dem geteilten Bildschirm arbeiten kann, wird ein zweiter Mauszeiger mit dem Profilbild bzw. den Anfangsbuchstaben des Kollegen dargestellt:
Abschließende Tipps zur gemeinsamen Arbeit an Office-Dokumenten
Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie sowohl in vier Office-Tools als auch in theoretisch jedem anderen Programm zusammen mit Ihren Kollegen arbeiten können. Abschließend sind hier noch ein paar grundsätzliche Tipps zur gleichzeitigen Arbeit an Office-Dokumenten:
- Um mit Ihren Kollegen gemeinsam an Word, Excel oder PowerPoint-Dokumenten zu arbeiten, müssen die Dateien online in SharePoint oder OneDrive gespeichert sein.
- Sobald die Dokumente auf OneDrive oder SharePoint liegen, wird jede Anpassung automatisch gespeichert.
- Alle Änderungen werden bei Ihnen und Ihre Kollegen in Echtzeit angezeigt. Wenn Sie beispielsweise in Word einen Abschnitt anpassen, wird dieser für die Dauer der Bearbeitung für alle anderen gesperrt, damit es nicht zu Versionskonflikten kommt. Ein weiteres Beispiel: In Excel ändert sich die Ansicht für alle Personen, die das Dokument bearbeiten, wenn eine Person die Sortierreihenfolge ändert oder Daten filtert.
- Die Notwendigkeit, Arbeitsstände hin und her zu schicken, entfällt durch die in diesem Artikel beschriebene Vorgehensweise komplett. Somit besteht auch nicht die Gefahr, dass verschiedene Arbeitsstände zur gleichen Zeit existieren.
Wenn Sie Fragen zur gemeinsamen Arbeit an Office-Dokumenten haben, steht Ihnen unser Cloud-Experten-Team gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter support@qualityhosting.de oder telefonisch unter +496051 916 4410.