E-Rechnungen und ihre Archivierungspflicht – Was Unternehmen in Deutschland wissen müssen

Der Hintergrund: Warum werden E-Rechnungen zur Pflicht? 

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in einem strukturierten Format übermittelt werden, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist Teil der EU-weiten Bemühungen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Die E-Rechnungspflicht hat ihre Wurzeln in der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den Austausch elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen regelt. Diese Richtlinie zielt darauf ab, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und standardisierte Prozesse zu fördern.
 

Zeitplan und Übergangsregelungen: Was gilt wann? 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt in mehreren Stufen, die aufeinander aufbauen und Unternehmen schrittweise in die Pflicht nehmen. Hier ist der aktuelle Zeitplan: 

1. Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellen, verpflichtet, diese elektronisch zu übermitteln. Dies betrifft jedoch nur den Bund und nicht die Länder und Kommunen, die eigene Regelungen treffen können. 

2. Für die Länder und Kommunen wurde eine Übergangsregelung eingeführt, die ihnen ermöglicht, ihre eigenen Fristen festzulegen. Einige Bundesländer haben bereits Fristen für die verpflichtende E-Rechnung eingeführt, während andere diese erst in den kommenden Jahren umsetzen werden. 

3. Ab dem 1. Januar 2025 wird erwartet, dass die E-Rechnungspflicht auf alle Unternehmen ausgeweitet wird, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen. Dies bedeutet, dass spätestens ab diesem Datum E-Rechnungen für alle öffentlichen Aufträge zwingend vorgeschrieben sind. 
 
Es ist wichtig zu betonen, dass Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, sich frühzeitig mit den spezifischen Anforderungen ihrer jeweiligen Auftraggeber auseinandersetzen müssen, da die Regelungen von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein können.
 

Rechtliche Grundlagen: Was Unternehmen beachten müssen 

Die rechtliche Grundlage für E-Rechnungen in Deutschland basiert auf mehreren Gesetzeswerken und Verordnungen, die sicherstellen, dass elektronische Rechnungen denselben Anforderungen genügen wie traditionelle Papierrechnungen. Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen gehören: 

1. Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV): Diese regelt, dass elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug zulässig sind, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Dies kann durch qualifizierte elektronische Signaturen oder durch den Austausch der Rechnung über ein anerkanntes elektronisches Datenaustauschsystem (EDI) erfolgen. 

2. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): Diese Grundsätze definieren die Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Dokumenten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen unverändert, vollständig und jederzeit verfügbar sind. Außerdem müssen sie in einem maschinenlesbaren Format archiviert werden. 

3. Die E-Rechnungsverordnung (E-RechV): Diese Verordnung verpflichtet Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden, diese in einem elektronischen Format zu übermitteln, das den europäischen Standards entspricht.
 

Die Archivierungspflicht: Herausforderungen und Lösungen 

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht geht unweigerlich auch eine Archivierungspflicht einher. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen – ob elektronisch oder in Papierform – für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Dabei müssen die Dokumente nicht nur lesbar, sondern auch revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt bleiben müssen. 

Die technische Umsetzung dieser Archivierungspflicht stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Herkömmliche Archivierungssysteme sind oft nicht ausreichend, um die sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Rechnungen zu gewährleisten. Hier setzt unsere Lösung 365 Total Protection Enterprise an.
 

365 Total Protection Enterprise: Die Lösung für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung 

Mit 365 Total Protection Enterprise bieten wir eine umfassende und sichere Archivierungslösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist, die E-Rechnungen versenden und empfangen. Unsere Lösung unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen der GoBD und anderer relevanter Regelungen zu erfüllen, indem sie eine revisionssichere Archivierung Ihrer E-Rechnungen gewährleistet. 

Die wichtigsten Vorteile von 365 Total Protection Enterprise:

Revisionssicherheit: 365 Total Protection Enterprise erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen. Ihre Dokumente werden unveränderlich und sicher aufbewahrt.

Automatisierung: Unsere Lösung ermöglicht die automatische Archivierung aller E-Rechnungen, die über E-Mail versendet oder empfangen werden. So sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren das Risiko von Fehlern.

Komfortable Suchfunktionen: Dank leistungsstarker Suchfunktionen können archivierte E-Rechnungen schnell und einfach gefunden werden, was Ihnen im Falle einer Betriebsprüfung viel Aufwand erspart.

Datensicherheit: Ihre Daten werden in hochsicheren Rechenzentren gespeichert, die nach den höchsten Standards zertifiziert sind. So sind Ihre E-Rechnungen jederzeit vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Schlussfolgerung 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf die Archivierung dieser digitalen Dokumente. Mit 365 Total Protection Enterprise bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihnen hilft, diese Anforderungen problemlos zu erfüllen. Verlassen Sie sich auf eine revisionssichere, automatisierte und komfortable Archivierungslösung, die Ihnen den Rücken freihält, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.